Datum: 16 mei 2026
euquista respecteert uw privacy. Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, welke verwerkers we gebruiken, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten u hebt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Dit beleid onderscheidt twee situaties:
- euquista als verwerkingsverantwoordelijke - voor gegevens die euquista verwerkt voor haar eigen bedrijfsvoering (contact, facturatie, marketing, ondersteuning). Betrokkenen kunnen hun rechten rechtstreeks bij euquista uitoefenen via privacy@euquista.com.
- euquista als verwerker namens een klant - wanneer euquista persoonsgegevens verwerkt die een klant via de SaaS-diensten invoert of configureert. De klant is dan verwerkingsverantwoordelijke. Betrokkenen richten hun rechten in eerste instantie tot de klant. euquista verleent de klant bijstand conform het Data Processing Agreement (DPA).
1. Wie verantwoordelijk is
De verwerkingsverantwoordelijke voor de eigen bedrijfsvoering van euquista is euquista BV, Wupstraat 45, 2812 Mechelen, België, KBO 1029.762.094, privacy@euquista.com.
euquista heeft geen afzonderlijke functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Vragen over privacy richt u aan privacy@euquista.com.
2. Welke gegevens we verwerken
We verwerken persoonsgegevens in twee hoofdcontexten.
2.1 Algemene bedrijfsvoering
Voor onze algemene bedrijfsvoering verwerken we:
| Categorie | Voorbeelden | Doel | Rechtsgrond |
|---|---|---|---|
| Contactgegevens | naam, e-mailadres, organisatie, functie, communicatiegeschiedenis | sales, ondersteuning, klantrelatie en opvolging | uitvoering van overeenkomst of gerechtvaardigd belang |
| Facturatiegegevens | bedrijfsgegevens, btw-nummer, facturen, betalingsinformatie | administratie, boekhouding en wettelijke bewaarplichten | wettelijke verplichting en uitvoering van overeenkomst |
| Marketinggegevens | nieuwsbriefinschrijving, voorkeuren, opt-in of opt-out | marketingcommunicatie (B2B-prospectie en opvolging van bestaande klantrelaties) | gerechtvaardigd belang - opt-out te allen tijde mogelijk |
| Ondersteunings- communicatie | vragen, tickets, foutmeldingen, technische context | ondersteuning en probleemoplossing | uitvoering van overeenkomst en gerechtvaardigd belang |
B2B-marketing en e-privacyregels: euquista verstuurt directe marketingcommunicatie via e-mail uitsluitend aan bestaande klanten en contacten met wie een recente zakelijke relatie bestaat (soft opt-in), of met geldige toestemming waar toepasselijke e-privacyregels dit vereisen. Elke marketingcommunicatie bevat een duidelijke en eenvoudig te gebruiken opt-out. Na een opt-out of bezwaar stopt euquista de betrokken marketingcommunicatie onverwijld.
Gerechtvaardigd belang - korte afweging per verwerkingsactiviteit:
| Verwerkings-activiteit | Belang | Noodzakelijkheid | Impact betrokkene | Opt-out |
|---|---|---|---|---|
| Contactgegevens (B2B-relatie) | beheren en opvolgen van klantrelaties, commerciële communicatie | nodig voor normale B2B-bedrijfsvoering; geen redelijk minder ingrijpend alternatief | laag: zakelijke contactgegevens; betrokkene handelt professioneel | via privacy@euquista.com |
| Marketing-communicatie (B2B) | bereiken van potentiële en bestaande zakelijke klanten | beperkt tot relevante B2B-communicatie; geen massaal e-mailmarketing | laag: zakelijke e-mailadressen van professionals | via uitschrijflink in elke communicatie of privacy@euquista.com |
| Ondersteunings-communicatie | leveren van kwalitatieve ondersteuning en probleemoplossing | nodig voor correcte uitvoering van de dienst en contractuele verplichtingen | laag: context beperkt tot ondersteuningsverzoek | n.v.t. (gekoppeld aan overeenkomst) |
| Gebruikslogboeken (SaaS) | beveiliging, fraudedetectie, platformstabiliteit en kwaliteitsverbetering | beperkt tot wat technisch noodzakelijk is voor veiligheid en verbetering | laag: technische logs, niet voor profilering gebruikt | n.v.t. (inherent aan veilig platformbeheer) |
2.2 Digitale producten en SaaS-diensten
Wanneer je een product of SaaS-dienst van euquista gebruikt, kunnen we bijkomend verwerken:
| Categorie | Voorbeelden | Doel | Rechtsgrond |
|---|---|---|---|
| Accountgegevens | e-mailadres, login, rollen, autorisaties | accountbeheer en toegangscontrole | uitvoering van overeenkomst |
| Gebruikslogboeken | loginmomenten, technische events, foutmeldingen, usage metrics | beveiliging, ondersteuning, abuse detection en verbetering van de dienst | uitvoering van overeenkomst en gerechtvaardigd belang |
| Klantdata | gegevens die de klant zelf invoert, uploadt of laat verwerken | leveren van de dienst zoals geconfigureerd door de klant | meestal verwerking namens de klant als verwerkingsverantwoordelijke |
| Compliance- of productdata | documenten, configuraties of registers die via de dienst worden beheerd | leveren van de afgesproken functionaliteit | uitvoering van overeenkomst of verwerking namens de klant |
Wanneer euquista persoonsgegevens verwerkt namens een klant, treedt euquista in de regel op als verwerker. De klant blijft dan verwerkingsverantwoordelijke voor de inhoud, instructies en rechtmatigheid van die verwerking.
3. Verplichte en optionele gegevens
Sommige gegevens zijn nodig om een overeenkomst te sluiten of een dienst te leveren, zoals contactgegevens, facturatiegegevens en accountgegevens. Zonder die gegevens kunnen we mogelijk geen offerte opmaken, overeenkomst uitvoeren, account aanmaken, ondersteuning leveren of factuur verwerken.
Marketinggegevens zijn optioneel. U kunt zich op elk moment uitschrijven via de uitschrijflink in onze e-mails of via privacy@euquista.com. Na een opt-out verwerkt euquista uw gegevens niet langer voor marketingdoeleinden.
4. Cookies en analytics
Op euquista.com en onze andere sites gebruiken we geen cookies of trackingtechnologieën voor marketing of profilering. Analytics die we eventueel inzetten zijn cookieloos en verwerken geen identificerende persoonsgegevens. Analytics worden zoveel mogelijk geaggregeerd en privacyvriendelijk verwerkt. Een cookiebanner is daarom technisch niet vereist. Als dit ooit wijzigt, informeren we je via dit privacybeleid en voorzien we waar vereist een cookiemelding vóór activatie van dergelijke technologieën.
We gebruiken hiervoor geen cookies en beperken analytics zoveel mogelijk tot geaggregeerde of niet rechtstreeks identificerende gegevens. Als dit ooit wijzigt, passen we dit privacybeleid aan en voorzien we waar vereist een cookiemelding vóór activatie van die technologie.
5. Verwerkers en derde partijen
We delen persoonsgegevens alleen met verwerkers wanneer dat nodig is voor onze bedrijfsvoering of dienstverlening. Met deze verwerkers sluiten we een verwerkersovereenkomst waar dat vereist is.
Een actuele lijst van subverwerkers, inclusief hun verwerkingsdoeleinden en verwerkingslocaties, is beschikbaar via het Subprocessor Register van euquista. Dat register maakt integraal deel uit van het Data Processing Agreement (DPA).
Alle subverwerkers die namens euquista persoonsgegevens verwerken in het kader van klantdata, zijn opgenomen in het Subprocessor Register. Leveranciers die uitsluitend euquista's eigen bedrijfsvoeringsdata verwerken (en geen klantdata onder een verwerkersovereenkomst), worden in dat register apart aangeduid.
6. Internationale doorgiften
euquista verwerkt persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) of in landen waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft vastgesteld. Zo worden back-upgegevens opgeslagen bij Infomaniak in Zwitserland, een land met een geldig adequaatheidsbesluit. Zwitserland maakt geen deel uit van de EER, maar biedt een gelijkwaardig beschermingsniveau op grond van dat besluit.
Indien euquista een leverancier inschakelt die persoonsgegevens verwerkt buiten de EER of buiten landen met adequaatheidsbesluit, implementeert euquista vooraf passende waarborgen conform de AVG (zoals standaardcontractbepalingen) en actualiseert euquista dit document of het Subprocessor Register dienovereenkomstig.
7. Bewaartermijnen
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verwerken, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.
| Gegevenstype | Minimaal | Maximaal |
|---|---|---|
| Klantvragen en ondersteuningscommunicatie | duur van het ticket | 12 maanden na afhandeling |
| Facturatie en financiële administratie | 7 jaar (wettelijk verplicht) | n.v.t. |
| Nieuwsbriefinschrijvingen | n.v.t. | tot opt-out of bezwaar; tot intrekking van toestemming als toestemming de rechtsgrond is |
| Gebruikersaccounts | n.v.t. | zolang het account actief is en tot 6 maanden na verwijdering |
| Gebruikslogboeken van apps | 30 dagen | 24 maanden |
| Operationele applicatielogs | 30 dagen | 3 maanden |
| Toegangs- en authenticatielogs | 30 dagen | 12 maanden |
| Security- en incidentlogs | 30 dagen | 24 maanden |
| Incidentlogs | tot afsluiting van het incident | 36 maanden |
| Auditlogs voor AVG-compliance | duur overeenkomst | 5 jaar na beëindiging overeenkomst |
| AI-interactielogs | 30 dagen | 12 maanden |
| Back-ups | operationele nood | 90 dagen |
Bewaartermijnen mogen worden verlengd zolang een actief juridisch geschil, toezichtprocedure of wettelijke bewaarplicht dit vereist. De verlenging is beperkt tot wat voor dat specifieke doel strikt noodzakelijk is en wordt intern gedocumenteerd.
8. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Onze klantgerichte samenvatting staat in Security & Operational Measures.
De maatregelen omvatten onder meer:
- toegangscontrole op basis van minimale privileges;
- multi-factor authenticatie verplicht voor alle administratieve en privileged accounts met toegang tot productiesystemen of klantdata;
- versleuteling van gevoelige data in transit en waar passend in rust;
- scheiding tussen ontwikkelings-, staging- en productieomgevingen;
- monitoring, logging en incidentopvolging;
- beveiligingsrichtlijnen voor softwareontwikkeling;
- backup- en herstelprocessen.
Bij een datalek handelen we volgens de toepasselijke wetgeving. Waar vereist melden we het datalek aan de bevoegde toezichthouder en informeren we betrokkenen of klanten zonder onredelijke vertraging.
9. Geautomatiseerde besluitvorming en AI
euquista neemt geen beslissingen die uitsluitend door een algoritme worden genomen en die rechtsgevolgen voor jou hebben of je anderszins wezenlijk raken.
Sommige diensten bevatten AI-functionaliteit. AI-output is probabilistisch (niet deterministisch) en vereist altijd menselijke beoordeling. Als AI-functionaliteit persoonsgegevens verwerkt namens een klant, gebeurt dat conform de Overeenkomst, de toepasselijke Servicevoorwaarden en de verwerkersafspraken.
10. Je rechten
Onder de AVG hebt u, binnen de wettelijke voorwaarden, de volgende rechten:
- recht op inzage;
- recht op verbetering;
- recht op verwijdering;
- recht op beperking van verwerking;
- recht op overdraagbaarheid;
- recht van bezwaar (waaronder bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, met name voor marketingdoeleinden);
- recht om toestemming in te trekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.
U kunt uw rechten uitoefenen via privacy@euquista.com. We kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren.
U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
11. Kinderen
Onze diensten zijn bedoeld voor professioneel gebruik en niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als we vaststellen dat dit toch is gebeurd zonder geldige grondslag, verwijderen we die gegevens.
12. Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze diensten, verwerkingen, leveranciers of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest recente versie wordt gepubliceerd met de datum van laatste wijziging.
13. Contact
Voor vragen over dit privacybeleid of onze verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via privacy@euquista.com.